¿Qué es un acta administrativa?
Un acta administrativa es un documento emitido por una empresa dirigido a notificar a uno de sus empleados una falta o incumplimiento de manera oficial y como paso previo a futuras acciones.
Antes de aplicar una sanción se debe revisar que el comportamiento del empleado o empleada este estipulado dentro del Reglamento. Para que este tenga validez oficial, debe estar registrado y, por ende, autorizado por un Centro Federal de Conciliación y Registro Laboral. Si no se cuenta con reglamento, no se podrá aplicar una sanción.
Basándonos conforme lo estipulado en el Articulo 992 de LFT donde nos señala las violaciones a las normas de trabajo. La cuantificación de las sanciones pecuniarias que en el presente Título se establecen, se hará tomando como base de cálculo la Unidad de Medida y Actualización, al momento de cometerse la violación.
Siempre a lo largo de una relación laboral habrá momentos en los que se necesite aplicar una sanción laboral a un trabajador, por lo que antes de hacerlo, se deberá de asegurar poder seguir los siguientes pasos.
- Asegurarse que el empleado en cuestión haya firmado el Reglamento Interior de Trabajo, es importantes que el empleado al que se le sancionara haya firmado el Reglamento Interior de Trabajo antes de su registro (su firma debe de estar plasmada en el documento), o en su defecto, si ingreso a la empresa posterior al registro, que cuente con la carta de adhesión al reglamento interior de trabajo que debió de haber firmado al momento de su contratación. Si no se cumple con ese paso no se podrá aplicar la sanción al empleado.
- Reunir información y pruebas, Tratar de reunir la mayor cantidad de evidencias posibles que respalde la sanción que se desea aplicar.
- Reunir testigos, Buscar dos personas que hayan presenciado los hechos y pedirles que sean testigos en el proceso de la aplicación de la sanción, Al igual compartir con ellos las pruebas e información que se recabe.
- Se redactará el documento, tomando el formato de acta administrativa de la aplicación de sanciones que se utiliza en dicha empresa e ingresa el contendió pertinente redactando con muchos detalles y especificaciones el motivo de la sanción. Siempre se hará haciendo referencia al artículo correspondiente del Reglamento Interior de Trabajo
- Plática con el trabajador, se citará al trabajador en un lugar privado y se le explicara los motivos por los que procederá a aplicarle la sanción y se le pedirá que comparta sus razones, se le explicara el procedimiento a seguir y se hará llamar a los testigos.
- Aplicación de sanción, una vez reunidos en un lugar privado (testigos, patrón o representante del patrón y empleado), se leerá el acta en voz alta y en ese momento se le pedirá al trabajador que de puño y letra exprese su versión de los hechos en el documento que previamente se elaboró, así como que presente sus pruebas en caso de contar con ellas. En caso de que las pruebas presentadas por el empleado impacten en la sanción, se Debra suspender la reunión, hacer los cambios pertinentes a la redacción del acta (disminución de la sanción), o en su caso desistir de la aplicación del acta administrativa. Caso contrario, al finalizar el empleado de dar su versión de puño y letra, se le pedirá que firme el acta, dándose por enterado de la sanción y se les pedirá a los testigos que firmen el documento de igual manera. Es muy probable que al momento de la firma exista tensión con el trabajador, sin embargo, es aquí donde se expresan verbalmente los diversos puntos de vista (incluyendo los de los testigos) y se muestra el reglamento, la carta de adhesión y otras pruebas con las que se cuente para que el trabajador decida firmar el acta administrativa
- Por último, se guarda el documento en el expediente laboral del trabajador correspondiente.
